Genel

Zaman yönetimi stratejileri

Sizin için geçerli olan çok şey var. Zamanı başarılı bir şekilde yönetmenin kilit taşlarından biri, hedeflerinizi belirlemektir. Hedefler, motivasyonunuzu ve odağını korumanızı sağlar ki bunlar, üretken olmanın iki temel parçasıdır.

Hedefler ve zaman yönetimi doğal olarak iç içedir. Bir yıl sonra hayatta nasıl bir konumda olmak istediğinize karar verdiğinizde bunların bugün yaptığınız şeyler üzerinde etkisi olacaktır. Avukat olmayı düşleyen biri ilk olarak zamanı, bugünkü ders programına göre çalışmaya ve okula uyarlamazsa bu hedefe ulaşmakta pek başarı kazanamaz.

Birçok uzun vadeli hedefe giden kısa vadeli hedefler vardır. Sınırlı bir zamanınız bulunduğu ve kesinlikle çok değerli olduğu kavramını anladığınızı tahmin ediyoruz. Başarılı kimseler işteki ve evdeki sorumluluklarının o günü nasıl planlayacaklarını belirlediğini, fakat diğer yandan, hedeflerinin çoğunun uyun içinde çalışabileceğini anlıyorlar. Bazıları için bu büyük değişiklikler gerektirir. Sizin için, bu sadece günlük rutininizde bazı düzeltmeler yapmak anlamına gelebilir.

Zihninizde bir hedefte zamanınızı planlamaya başladığınızda yaptığınızın yararlarını anlamak kolaydır ve sizin boşa zaman harcayan faaliyetlere kapılmanızı önler. Bu faaliyetler zamanınızı alır, buna rağmen hem finansal olarak hem de özel yaşamınızda eninde sonunda faydasızdır.

Başarıya doğru ilerliyorsunuz. Nereden bileceğiz? Bu oldukça kolay. Üretken olan insanlar daha değerlidir. Verimsiz insanlar daha az değerlidir. Görünüşe bakılırsa organizasyonunu verimsiz tiplere dolmuş.

Odağınızı zaman yönetimden daha çok zaman üretimine vermeniz için sizi teşvik ederiz. Başarılı insanlar, verimliliğini ve yüksek seviyede enerji elde etmek için daha sıkı çalışmanın önemini anlarlar.

İnsanların iş yaşamında üretkenliüği ve kazancı yok ettikleri bazı kilit durumlara bakalım. Yönetmek için biraz zamanınız olmazsa zamanınızı yönetemezsiniz. Bu yüzden boşa harcanan zamandan kurtulmaya başlayın. Ayrıca diğer insanların zamanınızı boşa harcamalarını önlemek için sınırlar çizmeniz gerekecek. Düşünmeniz ve kaçınmanız gereken, boşa zaman harcayan en önemli beş şey şunlardır:

Toplantılar

Bütün günleri toplantılarda harcayan insanlar görevlerini yerine getiremezler. Toplantılar görevlerini yerini alır toplantılar grup konularıyla ilgilenmek, plan yapmak ve geribildirim almak için önemli bir yol olabilir. Buna rağmen, çok az insan başarılı bir toplantının nasıl yapılacağını bilir.

Zamanlarının önemli olduğunu göstermek isteyen yöneticilerin bir toplantı yaparak çalışanlarını bir araya toplaması, fakat herhangi bir plan yapmamaları  ya da istedikleri bir sonuç almamaları yaygın bir sorundur. Eğer bir toplantının amacı belirsizse ve katılımcılar hazırlıksızsa ya da sadece kendi farklı gündemleriyle gelmişlerse grup açık ve hızlı kararlar alamayacaklardır.

Toplantıyı organize eden kişiye aşağıdakileri yapıp yapmadığını sorarak toplantılarda boşa zaman harcamaktan kaçınmak için elinizden geleni yapın:

  • Bütün maddelere bir zaman payı verin. En önemli konularla ilk olarak ve hızlıca ilgilenmek için gündemdekileri önem sırasına göre koyun.
  • Hazırlıklı gelebilmeleri için tüm katılımcılara gündemi gönderin.
  • Son dakika toplantılarından kaçının. Toplantıyı en az bir hafta öncesinden planlayın.
  • Bir çözüm bulmaya odaklanın, planı sonuçlandırmanın bir parçası sayılabilmesine rağmen başka bir toplantı planlamak bir çözüm olmamalıdır.
  • Toplantıları günün sonu için planlayın, böylece katılan herkes iş akışlarını yönetebilir ve ertesi sabah görevlerine atılabilirler.

Eğer tartışılacak herhangi bir şey yoksa ya da bir konu telefon veya e-posta yoluyla halledilebiliyorsa toplantı yapmayın.

Telefon Görüşmeleri

Her çaldığında telefona cevap vermek zorunda değilsiniz. Şunu düşünün:  Çocuklarınız güvenli ve iyiyse buna rağmen siz her çaldığında telefona bakıyorsanız kendinizi Pavlov’un köpekleri seviyesine indirgemiş olursunuz.

Zil: Tükürük salgıla.

Telefon sesi: Telefonu aç.

Bun yapmayın!

Eğer bir görev üzerinde çalışırken kesin bir zaman belirlemişseniz telefon görüşmelerinin hızınızı kesmesine izin vermeyin. Her zaman beklemede olmanız gerektiğini hissetmenize rağmen gerçek şu ki iş akışınızı bölen sürekli kesintilere izin verirseniz verimliliğinizi kaybedersiniz.

Başarılı insanlar telefona nadiren yanıt verirler. İstisnalar? Elbette var. Ama telefona yanıt verdiğinizde ne olduğunu düşünün. Konuşursunuz ve konuşursunuz ya da arayan bunu yapar. İşinize geri dönerken daha çok zaman harcarsınız. Bakalım… Nerede kalmıştık?

Telefona cevap vermek için size para ödenmiyorsa bırakın çalsın. Aramaya cevap vermek zorundaysanız ve kişi bekleyebiliyorsa ona ne zaman geri arayıp konuyu tartışabileceğinizi sorun. Bu sadece zamanınızla ilgili sınır çizmiş olmaz, aynı zamanda başka oyalayıcı şeyler olmadan görüşmeyle ilgilenmek için hazırlanmanıza yardım eder.

Telefon görüşmelerine vakit harcamaktan kaçınmak istiyorsanız aşağıdakileri deneyin:

  • İşinizi yaparken telefonunuzu kapalı tutun. Bu başlangıçta sizin için çok fazlaysa bir ya da iki saatle başlayın.
  • Görüşmeleriniz için belirli bir zaman tahsis edin – patronunuz gibi size ulaşmak zorunda olan kişiler istisna olmak üzere.
  • Cevapladığında arayana bir işin tam ortasında olduğunuzu ve konuyu çözmek için yalnızca birkaç dakikanızı olduğunu söyleyin. Bu yapılamıyorsa gün içinde daha sonraki bir zamana görüşme ayarlayın. Geri aramayı kimin ne zaman yapacağına karar verin.

Evdeki telefon görüşmelerinin de zamanınızı harcadığınızı unutmayın. Bu ailenizle geçirebileceğiniz ya da sizin tercihiniz olan başka faaliyetlerde harcayabileceğiniz bir zamandır.

Beklenmedik ziyaretçiler

Bir dakikanız var mı? sorusu, asla gerçekten bir dakikanız var mı anlamına gelmez. Bu her zaman daha fazla sürer. Beklenmedik ziyaretçileri uzaklaştırın ve onları üç kategori ziyaretçiyle değiştirin. Açık bir davetiyeniz olan kişiler vardır ve bunu onlara söylersiniz. Sizi randevuyla gören insanlar vardır. Sizi görmeyen insanlar vardır.

Beklenmedik ziyaretçilerle zaman harcamaktan kaçınmak istiyorsanız aşağıdakileri deneyin:

Başıboş ziyaretçileri yıldırmak için kapıyı kapatın ya da rahatsız etmeyin tabelası kullanın.

Eğer bir durumla ya da kişiyle ilgilenmek zorundaysanız detayların özet bir açıklamasını isteyin ve oturup bunu tartışmak için bir zaman kararlaştırmayı önerin. Bir toplantıyı planlayın, böylece iş arkadaşınız konuyu önemli gördüğünüzü görecek ve bunu tartışmak için zaman vermek isteyecektir.

Başkalarına “hayır” demenin, kendi önceliklerinize “evet” demenize izin verdiğini kendinize hatırlatın.

Yanlış zamanda çalışmak 

Başkalarının planlarıyla çakışan faaliyetler mi planlıyorsunuz? Telefon görüşmelerine ayırdığınız zamanın öğle emeği gibi kimseyi bulamadığınız anlamına geldiğini mi fark ettiniz? Herkes çok meşgul olduğunda yardım ister gibi mi görüyorsunuz?

Kaynaklarınızı tüketmeyin. Zamanınızın çoğunu kazanmak için planınızı yeniden düzenlemeniz, ayakaltında dolaşmanızı önleyecektir. Engelleyici önemler alarak planınızı yeniden gözden geçirmeniz ve işler için en uygun zamanı bulmanız gününüzü çok daha verimli hale getirecektir.

Kötü planlamadan dolayı zaman harcamaktan kaçınmak istiyorsanız aşağıdakileri deneyin:

  • Çalışma gününüzün sonuna doğru diğerlerinin uğrayıp sizinle konuşmak istediğini mi fark ediyorsunuz? Bu zamanı bütün geri aramalarınızı yapmak için kullanın. Eğer iş arkadaşlarınız sizinle bu zamanda konuşmak istiyorsa işten sonraya kadar beklemeleri gerektiğini onlara anlatın.
  • Büyük projeler için sık sık yardıma mı ihtiyacınız oluyor? önceden planlayın böylece projeleriniz diğer insanların projeleriyle çakışmaz.
  • Kendinize ekstra gecikme zamanı verin. İşler her zaman planladığınız gibi gitmez. Kendinize fazladan zaman verin, böylece aksamalar olsa bile işleri teslim tarihinde yetiştirebilirsiniz. Devrettiğiniz görevleri zamanında biteceklerinden emin olmak için kontrol edin, aynı zamanda teslim tarihlerini erkene çekin.
  • Bu doğrultuda enerji döngülerinin ve zamanlanmış faaliyetlerin farkına varın. Eğer dikkatinizi en çok sabahları toplayabiliyorsanız bu zaman diliminde telefon görüşmelerinin ya da ziyaretçilerin dikkatinizi bölmesini engelleyin. Böylece kendinizi projelerinize adayabilirsiniz.

Düzensiz çalışma ortamı

Zamanınızı iyi kullanmak için düzenli bir çalışma ortamınız olmalıdır. Bir kalem, bir belge ya da kayıp bir dosya aradığınız her yalnızca boşa zaman harcamış olmaz, aynı zamanda stres düzeyinizi artırır ve çalışmanıza odaklanma becerinizi engellersiniz.

Düzensiz bir çalışma ortamıyla vakit kaybetmekten kaçınmak istiyorsanız aşağıdakileri deneyin: 

Her şeyin bir yeri olsun. Bunu evde olduğu kadar masanızda da uygulayın ve buna postalarınız, cep telefonunuz ve anahtarınız dahil olsun.

Günlük olarak ihtiyacınız olan şeyleri kolay ulaşılabilir tutun. İster arabanızdan ister ofisten çalışıyor olun, telefon listeleri, takvimler ve diğer sıklıkla kullanılan şeyleri kolayca görülebilecek ya da ulaşılabilecek yerlere yerleştirin. Diğer her şeyi uzaklaştırın.

Kullanılmayan dosyaları ve araçları ortadan kaldırın. Bunu yapmanın en kolay yolu, kendinize şu an ihtiyacınız olandan en az yüzde 50 daha fazla saklama alanı vermenizdir. Eşyaları küçük bir alan sıkıştırıyorsanız muhtemelen düzenlemenize ayak uyduramaz ve ihtiyacınız olanları bulmakta zorluk çekersiniz.

Verimli olmaya özen gösterin

Kendinizi yukarıda bahsedilen zamanı boşa harcayan beş şeyde gördünüz mü? Bu lise yaşamınızdaki ve işinizdeki diğer fazla zaman harcayan şeyler hakkında düşüncelere mi neden oldu? Bir kez bu zaman harcayanları tanımlayıp üstesinden geldikten sonra gününüzün ne kadar verimli olduğuna şaşıracaksınız.

Bu zaman yönetimi tüyolarını başarı için daha büyük çözümlerinizin parçası olarak kullanın. Neyi başarmak istediğinizi tanımlayın ve hedeflerinizi zamanı kullanmanızla ilişkilendirin. Daha fazla enerji kazanmak ve daha çok iş yapmak için önemli kararlar alın yeterli uyku, sağlıklı yiyecekler, egzersiz ve düzenli molalar. Zaman harcayan şeylerden uzak durun ve daha verimli olun, böylece daha büyük sonuçları daha hızlı üretmek için zamanınızı değerlendirmiş olursunuz. Kendi şirketinizi işletirken yükselmenizde bütün bu şeyler çok işinize yarayacak.

Kaynak: Zirveye giden 12 altın yol – Kevin Hogan

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir