Etkili Zaman Yönetimi nedir? Nasıl yapılır?

Bazı noktalarda herkes işleri daha sonraya bırakır, dolayısıyla bunu yalnızca sizin yaşadığınız bir şey olarak düşünmeyin. Bununla birlikte kaybetmekte olduğunuzu zamanı geri kazanmak için bunu mümkün olduğunca hızlı halletmeniz gerekir. Daha yüksek bir seviyede başarıya ulaşmak için ertelemeyi yenmeniz inanamayacağınız kadar önemlidir.

Ertelemek, bir işi şimdi tamamlamak için yetenek ve zamana sahip olmanıza rağmen başka bir güne bırakmaktır. İnsanlar bunu genellikle bir parça daha eğlenceli hatta daha kolay başka bir şey yapmak istedikleri zaman yaparlar. Çabuk tatmin!

Araştırmalar gösteriyor ki bir projeyi başarılı bir şekilde bitirmeyi umduğunuzda, işi bitirmeye önem verdiğinizde kısıtlı bir teslim süreniz varsa ve işe karşı kişisel bir antipatiniz yoksa büyük olasılıkla ertelemezsiniz. Bu büyük oranda işe karşı istediğinizden kaynaklanır. İşi ne kadar cazip bulursanız onunla o kadar uğraşır ve üstesinden gelirsiniz.

Her gün ertelerseniz bölünmelerin farkında olamazsınız

İşinizi tamamlamak için son dakikaya kadar beklemek gününüzü ve planınızı baltalayan birçok soruna neden olur. Ertelediğinizde genellikle en iyi çalışmanızı ortaya koymakta yetersiz kalırsınız, bu da birçok şekilde başarı için fırsatları kaçırmanıza neden olur. Ertelemek kariyerinizi mahveder, çünkü bu diğerlerine hedeflerinize ulaşamadığınızı gösterir. Büyük olasılıkla her gün değişen oranlarda ertelersiniz ve bu bölünmelerin farkında olmazsınız.

Öyleyse, nasıl tekrar hareketlenirsiniz? Ertelemeye başladığınızda neler olduğunu tanımlamakla ve nasıl hareket edeceğinizi bilmekle başlayın. Ertelediğinizi ya da ertelemek üzere olduğunuzu fark ettiğinizde davranışınızı durdurabilir ve zamanınızı daha iyi yönetmek için hayatınızı yeniden rayına oturtabiliriz. Bu davranışsal bir stratejidir ve iyidir.

İşlerinizin bir listenizi tutmanız önemlidir. Bu sayede her şeyi kağıt üstünde tartabilir ve işlerinizi önem sırasına koyabilirsiniz. Zamanlarını yönetmek için liste kullanmayan insanlar, liste olmadan alışveriş yapanlara benzer. Markete bir listeyle gider, listedekileri satın alır ve 30 dakikada çıkarsınız. Markete liste olmadan giderseniz yüzde 50 daha fazla para harcarsınız ve 15 dakika daha fazla kalırsınız. Aynı şey iş hayatında ve özel yaşamda da geçerlidir. Listeniz var mı? O zaman işi yaparsınız. Listeniz yoksa bu kadar verimli olmazsınız.

İşleri önem sırasına koyamama!

İşlerin tamamlanmasında yaşanan gecikmeyle ilgili yaygın bir sorun da, çoğu insanın işleri önem sırasında koyamamasıdır. Diyelim ki bitirmeniz gereken önemli bir iş var. Aynı zamanda bitirmeniz gereken acil bir iş daha var. Önce hangisiyle meşgul olursunuz? Önemli olanı tamamlamalısınız, çünkü o önemli!

Çok fazla insan hemen şimdi tamamlamaları gerektiğini düşündükleri şeyleri yapmaya bakar, önemli olan görevi bırakır ve kendi yararlarına işleri yeniden dengelemek için bir yol ya da zaman bulmaya ihtiyaç duyarlar. Masanızda çalışmakta olduğunuzu  ve patronunuzun içeri yürüdüğünü hayal edin. Önemli bir müşteriyle başa çıkmak için size ihtiyacı vardır. Telefon çalar, işini tamamlamaya çalışan bir iş arkadaşınızdır ve sizden yardım ister. İşinize geri dönersiniz. İş arkadaşınız tekrar arar. Size gerçekten ihtiyacı vardır. Hangi görevle uğraşırsınız? Önemli müşteriyle mi ilgilenirsiniz, yoksa siz ona yardım edene kadar sizi aramaya devam eden iş arkadaşınızla mı?

Tamamlamamız gereken ilk iş önemli olandır, tüm dikkatinizi vermenizi gerektiren ve size paranın getirdiği en iyi etkiyi verecek olan odur. Müşteriyle ilgilenin ve patronunuzu memnun edin. Ne yazık ki çok fazla insan ail olan görevi bitirmeye uğraşır; çünkü o insan aramış, şikayet etmiş, kafalarına gitmiştir ve ne yapmaları gerektiğini söyleyen en yüksek ses onunkidir.

Durun.

İş arkadaşlarınıza “Hayır” deyin ve kendi işiniz üzerinde çalışmaya devam edin. Şimdi en iyisi, önemli projeniz üzerinde çalışırken telefona bile cevap vermeyin. Tercihler.

Önceliklerinizi belirleyin

Kendi aciliyetlerini sizin öncelikleriniz haline getirmeye çalışan birine tepki gösterdiğinizde günün akışını değiştirirsiniz. Eğer bu tarz bir kesilmeyi kabul ederseniz önemli müşteriyle ilgilenme görevinizde stresli olur ve duygularınıza yenik düşerseniz. Aynı zamanda patronunuza müşteriyi neden beklettiğiniz, işin neden yeterince çabuk bitmediğini ve son olarak neden doğru bir şekilde yapılmadığını -çünkü sıkışık bir teslim tarihinin baskısı altında konsantre olamadınız- açıklamak zorunda kalırsınız.

Erteleme huyunuzdan vazgeçmek istiyorsanız zamanınızı daha iyi yönetmek için doğru adımlar atmanız gerekir. Buna, önceliklerini ve işlerini yapan birinin zihin yapısını da ekleyin, Zirve performansçılar, hayatta gerçekte başarmak istedikleri şeyler için sınırlı zamanları olduğunu ve dolayısıyla ertelemenin kendilerine kesinlikle zarar verecek bir zihin yapısı olduğunu bilirler.

Önce elimizde yönetecek neyimiz var, onu hesaplayayım. Bana birkaç cevap verir misin? Bakalım, sen 24 saatini veya 365 gününü ne yapıyorsun?

•    Günde kaç saat uyuyorsun? Eğer 18 yaşın üzerinde isen ve cevabın 7’den fazla ise yazık. 6 dersen seni çok severim. Birazdan bu sürenin neden önemli olduğunu anlayacaksın. Peki ikinci soruya geçelim.

•    Günde kaç saat çalışıyorsun? İş ya da ders önemli değil. Cevabın 8 ise, yanlış cevap. Okula ya da işyerine saat 09.00’da girip 17.00’de çıkış yapman demek aradaki 8 saatte çalıştığın anlamına gelmiyor, ikimiz de biliyoruz değil mi? Muhtemelen çok aktif ve yoğun şekilde 4-6 saat. Ev kadını isen de aynı süre aslında ama arada Müge Anlı var.

•    Kişisel bakım, beslenme, tuvalet gibi işlere ne kadar zaman harcıyorsun? Günde 3 kez 20 dakika yemek yesen, 1 saat gitti. Tuvalet, duş, bakım olayları vs… Hadi cömert olayım 1 saat de ona gitti.

Şimdi elimizde ne var? Tabii senin mantıklı bir insan olduğunu varsayarak; 7 saat uyku, 6 saat çalışma, 2 saat zorunlu kendine zaman. Ne yaptı? 15 saat. Geriye kaldı mı 9 saat. Bunun 2 saati okul ve işte geçsin zorunlu boş boş. Sohbet muhabbet. Hadi ona da sosyalleşme diyelim. 7 saat kaldı.

7 koca saati ne yapıyorsun?

• Günde 2 saati sosyal medya ve internette sana hiçbir faydası olmayan çöp bilgilere harcıyorsun. Abartıyorum değil mi? Süre tutsana, ne kadar zaman gidiyor? Instagram, Facebook, Twitter, ekşi sözlük, alışveriş siteleri, haber siteleri…

• Günde minimum 2 saat dizi izliyorsun.

• Günde 2 saat muhtemelen trafiğe gidiyor.

• Günde sadece 30 dakika aile içi sohbetler ve iletişim.

• Günde I saat telefon ile oynaşmalar. Whatsapp, sms, konuşma…

• Günde 30 dakika hayatın anlamsızlığı üzerine sızlanmak, göbek kaşımak, öylece boşluğa dalmak.

• Günde 30 dakika satın almayı hayal ettiğin ürünü incelemek. Hatta boş AVM turları…

Üstelik o 7 saatini, tüm bunları aynı anda yaparak bile yiyorsun. Tabii bunların içerisinde eğer yeni bebeğiniz olmuşsa, eh onun çaldığı zamana saygım var elbette. Ama diğer kalan zamanların çöp. Koca bir çöp.

Sadece zırvalıktan ibaret olan Türk dizilerine harcadığın 180 dakika yani 3 saat var ya, çöp! Ne o yaratıcılık özürlü senarist hak ediyor senin zamanını, ne de dini imanı reklam almak için uzun diziler çekmek olan yapımcı-yönetmen. Peki 3 dakika konuşarak çözeceğin şeyi Whatsapp üzerinden emoji doldurup 30 dakika konuşmana ne demeli? Deli misin sen ya? Araba sürerken konum atıp, hikâyesini ballandıran deli gördüm ben. Arasana! Saatlerce gıy gıy gıy yazmak niye? Bir de sanki satranç oynuyor, hep strateji… “O gördü ama cevap yazmadı, öbürü yazarken sildi, diğeri emoji atmadı.” E nasıl bu kadar bol zamanın olabilir? Peki ya o Instagram’da başkaları zamanlarını nasıl geçiriyor diye zaman geçirmen? Alışveriş yapmak için saatlerce zaman harcaman? Dünya katalog sana.

Aslında mantıklı birisi olsan ve her gün zaman kazansak ne güzel olur değil mi? Mesela:

• Her gün 8 saat yerine 6 saat uyusan? (+120 dakika)

• Whatsapp’ı silsen ve her gün 30 dakika kâr etsen? (+30 dakika)

•    3 saatlik patates diziler yerine 40 dakikalık diziler izlesen? Hem de cömerdim bak, iki bölüm art arda izleyebilirsin. (+100 dakika)

•    İnternette gezinmek için sabah ve akşam sadece 20 dakikalık iki zaman dilimi ayırsan kendine? (+80 dakika)

Uzatmayayım ama anladın sen, bak kaç dakika kârdayız. Her gün trafikte iken kitap okusan? Dizi izleyeceğine belgesel izlesen, boş oturacağına yeni insanlar tanısan ya da bir kursa gitsen?

Hiç yoksa günde 2 saatin tamamen çöp. Haftada 14 saat eder. Yani bir koca gün. Oldu mu hafta sonu sana 3 gün. Lütfen zaman yönetimi için önce çöp zamanlardan kurtul. Ha diğer yandan da bir duvar takvimi al ve onun üzerinden aylık ve yıllık planlar yap. Tüm zamanların planlı olsun. 

Zamanını çalan insanları mutlaka başka bir ölü zamana sıkıştır, örneğin yemek yerken konuş onlarla, zamandan tasarruf et. ‘önce sen ve senin zamanın!

Yorum Yapınız